Wasserspender fürs Büro: Arten, Kosten, Pflichten und Ablauf

Ein Wasserspender im Büro ersetzt Kisten, Lieferungen und Leergut. Dieser Leitfaden zeigt, welche Geräte es gibt, welches zu deiner Teamgröße und deinen Räumen passt, was das pro Mitarbeiter kostet, was rechtlich gilt und wie der Weg von der Anfrage bis zum ersten Glas aussieht. Dazu: eine Checkliste für die Planung und die Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest.

Welche Wasserspender gibt es fürs Büro?

Für Firmen kommen im Kern zwei Systeme in Frage: der leitungsgebundene Wasserspender und der Gallonen- oder Flaschenspender. Beide liefern Trinkwasser, aber Betrieb und Aufwand unterscheiden sich deutlich.

Fair gesagt: Der Gallonenspender hat seinen Platz. Wo es keinen Wasseranschluss gibt, etwa bei einem Messestand oder in einem Raum ohne Leitung in der Nähe, ist er die einfachere Wahl. Dafür musst du Behälter bestellen, lagern und tauschen. Geöffnete Behälter sollten nach Behördenhinweisen spätestens nach 14 Tagen gewechselt werden. Im Büro mit festem Standort ist der leitungsgebundene Wasserspender in der Regel die ruhigere Wahl: Er hängt an der Leitung, und das Thema Nachschub fällt weg. Wie ein leitungsgebundener Wasserspender funktioniert →

Einen ausführlichen Vergleich mit Kisten und Flaschen findest du im Artikel Wasserspender vs. Flaschenwasser.

Welches Gerät passt zu deiner Teamgröße?

Entscheidend ist nicht die Zapfleistung allein, sondern wie viel gekühltes Wasser das Gerät pro Stunde nachliefert. Die Zapfleistung der meisten unserer Geräte liegt laut Datenblatt bei 120 Litern pro Stunde, die Kühlleistung je nach Modell bei 30, 60 oder 80 Litern. Die Kühlleistung ist die Zahl, die im Alltag zählt. In Stoßzeiten, etwa nach Besprechungen oder in der Mittagspause, zapfen viele Leute kurz hintereinander. Als Faustwert rechnen wir mit rund einem Liter pro Person und Arbeitstag. Die folgende Einteilung ist eine Orientierung, kein starres Raster. Wie viele Leute tatsächlich an einem Gerät zapfen, hängt auch von Wegen, Etagen und Gewohnheiten ab.

So rechnest du den Spitzenbedarf

Nimm die Viertelstunde, in der am meisten los ist, meist direkt nach der Mittagspause. Schätze, wie viele Leute dann ein Glas oder eine Flasche füllen, und wie groß die Gefäße sind. Ein Beispiel:

• 30 Mitarbeiter: Nach dem Mittag füllen 15 Leute je 0,5 Liter. Das sind 7,5 Liter in 15 Minuten. Ein Gerät mit 30 Litern Kühlleistung pro Stunde liefert rechnerisch genau diese Menge in einer Viertelstunde nach. Das passt.
• 60 Mitarbeiter an einem Gerät: Dieselbe Rechnung ergibt 15 Liter in 15 Minuten. Dafür braucht es rechnerisch 60 Liter Kühlleistung pro Stunde, also ein stärkeres Gerät oder zwei Geräte an verschiedenen Stellen.

Das ist eine bewusst einfache Rechnung. Wie gut ein Gerät eine kurze Spitze abfängt, hängt auch davon ab, wie viel bereits gekühltes Wasser es vorhält. Frag den Anbieter danach, statt dich auf die Zapfleistung im Prospekt zu verlassen.

Bis 10 Mitarbeiter

Hier reicht ein kompaktes Tischgerät. Es passt auf die Arbeitsplatte in der Teeküche und braucht nur Wasseranschluss und Steckdose. Der Cube ist auf kleine Teams ausgelegt, der Blu Glass ist ein Tischgerät im Glas-Design mit stillem, gekühltem und sprudelndem Wasser.

10 bis 30 Mitarbeiter

Ab dieser Größe lohnt sich ein Blick auf die Kühlleistung. Geräte wie der Blu Pura 30 liefern 30 Liter gekühltes Wasser pro Stunde und bieten still, gekühlt und sprudelnd. Der Cube kommt laut Datenblatt auf 60 Liter Kühlleistung pro Stunde. Für ein Team dieser Größe ist ein gut platziertes Gerät meist ausreichend.

30 bis 80 Mitarbeiter

Jetzt geht es um Spitzen. Ein freistehendes Standgerät wie der Aqua Fresh Light ist für hohen Bedarf gebaut und kommt auf 80 Liter Kühlleistung pro Stunde. Er braucht neben Wasser und Strom einen Abwasseranschluss, das solltest du bei der Wahl des Aufstellorts mitdenken. Alternativ verteilst du zwei kleinere Geräte auf verschiedene Bereiche. Das verkürzt Wege und Wartezeiten am Gerät. Der Blu Pura Black ist eine Option, wenn das Gerät im Empfang oder Besprechungsbereich auch optisch passen soll.

Mehrere Etagen oder Standorte

Ein zentrales Gerät im Erdgeschoss wird im dritten Stock selten genutzt. Bei mehreren Etagen planen wir in der Regel ein Gerät pro Etage oder pro Teeküche. Für Wartebereiche oder Empfang mit Besucherverkehr gibt es mit dem Touch Free eine berührungslose Variante, für repräsentative Bereiche die Thekensäule Blu Glass Tower. → Alle Geräte im Überblick

Welcher Raum eignet sich als Aufstellort?

Die Teamgröße bestimmt die Leistung, der Raum bestimmt, ob das Gerät genutzt wird. Typische Situationen im Büro:

In Mietbüros gilt außerdem: Kläre vorab mit Vermieter oder Hausverwaltung, ob der Anschluss an die Trinkwasserleitung abgestimmt werden muss. Das ist meist eine Formalie, kostet aber Zeit, wenn man erst am Einbautag daran denkt.

Was kostet ein Wasserspender im Büro?

Wir nennen hier bewusst Marktspannen, keine Einzelpreise. Was ein konkretes Gerät kostet, hängt von Ausstattung, Anzahl und Aufstellort ab. Typische Werte für leitungsgebundene Wasserspender in Deutschland:

• Kauf Tischgerät: 1.200–2.500 €
• Kauf Standgerät: 2.000–4.500 €
• Laufende Kosten nach dem Kauf: ca. 300–550 € pro Jahr (Wartung, Strom, CO₂)
• Miete: 60–150 € pro Monat, Wartung und Filter in der Regel inklusive

Die ausführliche Aufschlüsselung mit Installation, Strom und Rechenbeispielen steht im Artikel Wasserspender Kosten.

Kosten pro Mitarbeiter

Greifbarer wird es pro Kopf. Basis: Standgerät mit Kühlung und Sprudel, 220 Arbeitstage, ein Liter pro Person und Tag.

Bei zehn Leuten ist Flaschenwasser auf dem Papier etwas günstiger. Ab etwa 30 Mitarbeitern kostet der Wasserspender pro Kopf ungefähr die Hälfte, weil sich die Gerätekosten verteilen, während beim Flaschenwasser jeder Liter neu gekauft wird. Bei 50 Leuten rechnen wir mit zwei Geräten, daher steigt der Wert leicht. Nicht eingerechnet sind Bestellzeit, Lagerfläche und das Tragen der Kisten. Was das in einem Büro ausmacht, zeigt der Artikel Was kostet Wasser im Büro wirklich?. Deine eigenen Zahlen kannst du im Ersparnis-Rechner durchspielen.

Ein Punkt, der in Angeboten gern untergeht: Fehlt am Wunschort ein Wasseranschluss, kommt eine Leitungsverlegung dazu. Deren Kosten hängen von Strecke und Gebäude ab. Lass sie dir vorab schriftlich nennen, bevor du Angebote vergleichst.

Kauf oder Miete?

Wir empfehlen in den meisten Fällen den Kauf. Über die Nutzungsdauer gerechnet ist er günstiger, und das Gerät gehört dir. Wartung, Filter und CO₂ laufen dann über einen Wartungsvertrag, damit du dich nicht selbst um Termine kümmern musst.

Miete ist die Alternative, wenn du keine Anfangsinvestition willst oder das Budget lieber monatlich planst. Eine feste Rate deckt in der Regel Gerät, Einbau, Wartung und Filter ab. Welche Variante zu dir passt, hängt von Laufzeit, Liquidität und Teamgröße ab. Eine einfache Entscheidungsregel: Bleibst du voraussichtlich mehrere Jahre am Standort, spricht viel für den Kauf. Steht ein Umzug im Raum oder ist die Teamgröße noch offen, ist Miete die ruhigere Wahl. Kaufen oder mieten: der Entscheidungsguide →

Ist ein Wasserspender im Büro Pflicht?

Nein. Ein Wasserspender ist keine gesetzliche Pflicht, und eine allgemeine Pflicht, im Büro Getränke bereitzustellen, gibt es auch nicht. Was gilt:

• Arbeitsstättenverordnung: Ausdrücklich genannt ist Trinkwasser im Anhang der ArbStättV für Baustellen (Nr. 5.2): Beschäftigte müssen dort in der Nähe der Arbeitsplätze über Trinkwasser oder ein anderes alkoholfreies Getränk verfügen können. Für Büros enthält die ArbStättV keine solche Regel.
• Hitze (ASR A3.5): Steigt die Raumtemperatur über 26 °C, soll der Arbeitgeber geeignete Getränke bereitstellen. Über 30 °C sind wirksame Maßnahmen Pflicht, dazu zählt die Bereitstellung geeigneter Getränke, zum Beispiel Trinkwasser.
• Qualität: Wenn du Trinkwasser bereitstellst, muss es den Anforderungen der Trinkwasserverordnung entsprechen. Leitungswasser aus dem Hahn erfüllt das. Ein Wasserspender ist eine komfortablere Form, aber keine Voraussetzung.

Steuerlich gilt: Getränke, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt, sind nach den Lohnsteuer-Richtlinien (R 19.6 Abs. 2 LStR) kein Arbeitslohn. Mehr dazu im Artikel Wasserspender Pflicht für Arbeitgeber und in Wasser am Arbeitsplatz.

Hygiene und Wartung

Trinkwasser ist ein Lebensmittel. Wer im Betrieb einen Wasserspender aufstellt, ist für die Unbedenklichkeit des abgegebenen Wassers verantwortlich. Das Wasser muss die Anforderungen der Trinkwasserverordnung erfüllen. Daraus folgen ein paar klare Punkte:

• Regelmäßige Wartung: Reinigung, Desinfektion und Funktionsprüfung durch qualifiziertes Personal oder einen Dienstleister. Halbjährlich ist für Büros üblich.
• Filterwechsel: nach Herstellervorgabe. Der Filter reduziert Chlor, Gerüche und Schwebstoffe. Ein überfälliger Filter erfüllt diese Aufgabe nicht mehr zuverlässig.
• Alltag: Auslass und Tropfschale sauber halten, Standort trocken und ohne direkte Sonne. Lege fest, wer das macht, zum Beispiel im Reinigungsplan der Teeküche. Sonst fühlt sich niemand zuständig.
• Nach längerer Pause: Nach Betriebsferien oder einem langen Wochenende lässt du zuerst etwas Wasser ablaufen, bevor das erste Glas gezapft wird.
• Dokumentation: Wartung und Reinigung schriftlich festhalten. Bei einer Kontrolle sind die Protokolle dein Nachweis.

Bei uns läuft die Wartung in festen Intervallen, die Termine kommen von uns. Du bekommst die Protokolle, ohne selbst daran denken zu müssen. Seit 2019 haben wir über 2.300 Wartungen durchgeführt. Details: Hygiene beim Wasserspender, Trinkwasserverordnung und was bei der Wartung passiert. → Unser Service

Von der Anfrage bis zum Einbau

So läuft es bei uns ab. Beratung, Einbau und Wartung kommen aus einer Hand, mit einem festen Ansprechpartner. Die Dauer hängt weniger an uns als an zwei Stellen in deinem Haus: der internen Freigabe und der Frage, ob am Wunschort schon ein Anschluss liegt.

1. Beratung: Wir klären Teamgröße, Etagen, gewünschte Wasserarten und ob Kauf oder Miete besser passt. Das geht telefonisch oder vor Ort. Ein erstes Gespräch dauert selten länger als eine halbe Stunde, wenn du die Punkte aus der Checkliste unten vorbereitet hast.
2. Aufstellort prüfen: Wir schauen, wo Wasseranschluss und Steckdose liegen und wo das Gerät im Alltag gut erreichbar ist. Oft reichen dafür Fotos vom Unterschrank der Spüle und vom geplanten Platz. Bei mehreren Etagen oder fehlender Leitung kommen wir vorbei.
3. Angebot und Freigabe: Du bekommst ein schriftliches Angebot mit Gerät, Einbau und Wartung. Die interne Freigabe ist in vielen Firmen der Schritt, der am längsten dauert. Plane dafür Zeit ein, gerade wenn Einkauf oder Geschäftsführung unterschreiben müssen.
4. Einbau: Das Gerät wird an die vorhandene Trinkwasserleitung angeschlossen, meist an einem Termin und in der Regel ohne Umbau. Liegt am Wunschort keine Leitung, braucht es vorher einen Installateur. Danach gibt es eine kurze Einweisung, und du zapfst noch am selben Tag. Den Einbautermin stimmen wir mit dir ab, sobald das Angebot freigegeben ist.
5. Wartung: Filterwechsel, Reinigung und CO₂ organisieren wir in festen Intervallen. Du musst keinen Termin hinterhertelefonieren.

Was beim Anschluss technisch passiert und was du vorbereiten kannst, steht im Artikel Wasserspender Installation. Wir sind in Leverkusen ansässig und arbeiten in ganz NRW und den angrenzenden Bundesländern. → Unsere Einsatzgebiete

Checkliste für Office-Manager: was du vor dem ersten Gespräch klärst

Mit diesen Angaben wird aus einem allgemeinen Gespräch ein konkreter Vorschlag. Die meisten Punkte lassen sich in einer Stunde zusammentragen.

• ☐ Personen: Mitarbeiter pro Etage, dazu Besucher pro Tag. Wer mittags im Haus ist, zählt mehr als die Zahl auf der Personalliste.
• ☐ Spitzenzeiten: Wann ist am meisten los? Mittagspause, Schichtwechsel, große Meetings.
• ☐ Wunschort: Foto vom Platz, ungefähre Maße der freien Fläche, Abstand zur nächsten Spüle.
• ☐ Anschlüsse: Foto vom Unterschrank der Spüle (Kaltwasser-Eckventil), freie Steckdose in der Nähe.
• ☐ Wasserarten: Kurze Umfrage im Team: still, gekühlt, sprudelnd? Sprudel bedeutet CO₂ als zusätzlichen Posten.
• ☐ Gebäude: Mietbüro oder Eigentum? Wer muss beim Anschluss zustimmen?
• ☐ Budget: Lieber einmal investieren oder monatlich zahlen? Wer gibt frei, auf welche Kostenstelle läuft es?
• ☐ Zuständigkeit intern: Wer ist Ansprechpartner für Wartungstermine und wer hält Auslass und Tropfschale sauber?
• ☐ Heutige Kosten: Was kostet das Wasser jetzt pro Monat, inklusive Lieferung und Pfand? Das ist deine Vergleichsbasis.

Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest

Angebote sehen sich auf den ersten Blick ähnlich. Die Unterschiede liegen im Kleingedruckten und zeigen sich erst nach dem Einbau. Diese Fragen machen sie sichtbar:

• Kühlleistung: Wie viele Liter gekühltes Wasser liefert das Gerät pro Stunde laut Datenblatt? Die Zapfleistung allein sagt wenig.
• Wartung: In welchem Intervall, und was ist enthalten: Filter, Desinfektion, CO₂, Verschleißteile, Anfahrt?
• Wer kommt: Eigene Techniker oder Subunternehmer? Ist es bei jedem Termin derselbe Ansprechpartner?
• Protokolle: Bekomme ich nach jeder Wartung einen schriftlichen Nachweis?
• Störungen: Wen rufe ich an, und was steht zur Reaktionszeit im Vertrag? Mündliche Zusagen zählen im Ernstfall wenig.
• Längerer Ausfall: Gibt es ein Ersatzgerät, wenn eine Reparatur länger dauert?
• Anschluss: Was kostet es, wenn eine Leitung verlegt werden muss? Braucht das Gerät einen Abwasseranschluss?
• Vertrag: Bei Miete: Laufzeit, Kündigungsfrist und was bei einem Umzug passiert. Bei Kauf: Ist der Wartungsvertrag getrennt kündbar?

Wie sich große Anbieter und regionale Dienstleister bei diesen Punkten typischerweise unterscheiden, zeigt der Anbieter-Vergleich.

Steuerlich: Betriebsausgabe

Ein Wasserspender im Büro ist betrieblich veranlasst. Die Kosten sind daher als Betriebsausgabe absetzbar:

• Kauf: Der Kaufpreis wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
• Miete: Die Monatsrate ist laufende Betriebsausgabe.
• Wartung, Filter, Strom, CO₂: laufende Betriebsausgaben.

Die Details im Einzelfall klärst du mit deiner Steuerberatung.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Ein paar Punkte entscheiden darüber, ob der Wasserspender im Alltag gut läuft:

• Kühlleistung statt Prospektzahl: Wie viel gekühltes Wasser liefert das Gerät pro Stunde nach?
• Wasserarten: Reicht still und gekühlt, oder soll es auch Sprudel geben? Wasserspender mit Sprudel →
• Wartung: Wer kommt, in welchem Intervall, und gibt es Protokolle?
• Ansprechpartner: Erreichst du jemanden, der dein Gerät kennt, oder eine allgemeine Hotline?

Fehler, die wir in Büros immer wieder sehen:

• Ein Gerät für das ganze Haus: Steht es zwei Etagen entfernt, holen sich die Leute wieder Flaschen aus dem Supermarkt.
• Kein Platz daneben: Ohne Ablage für Gläser und Flaschen wird die Arbeitsplatte nebenan zum Abstellplatz.
• Niemand zuständig: Wartung ist geregelt, aber die Tropfschale leert keiner. Ein Name im Reinigungsplan reicht.
• Leitung vergessen: Der Wunschplatz steht fest, bevor jemand prüft, wo das Wasser herkommt.

Die häufigsten Fehlentscheidungen haben wir in Fehler bei der Wasserspender-Wahl gesammelt. Wenn du bisher Kisten schleppst, lies Schluss mit Kistenschleppen. Für einzelne Branchen gibt es eigene Leitfäden: Arztpraxis, Gastronomie, Kanzlei und Steuerbüro, Autohaus und Handwerk. Für den Privathaushalt: Wasserspender für Zuhause.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein Wasserspender im Büro pro Monat?

Zur Miete liegen leitungsgebundene Geräte am Markt bei 60–150 € pro Monat, Wartung und Filter meist inklusive. Nach einem Kauf fallen laufend ca. 300–550 € pro Jahr für Wartung, Strom und CO₂ an. Pro Mitarbeiter sind es ab etwa 30 Personen rund 2,90–3,60 € im Monat.

Muss ein Arbeitgeber einen Wasserspender aufstellen?

Nein. Eine allgemeine Pflicht, im Büro Getränke bereitzustellen, gibt es nicht. Nach der ASR A3.5 sollen bei Raumtemperaturen über 26 °C geeignete Getränke bereitgestellt werden, über 30 °C ist das Pflicht. Leitungswasser erfüllt das. Ein Wasserspender ist keine Pflicht.

Welcher Wasserspender eignet sich für ein Büro mit 30 Mitarbeitern?

Ein leitungsgebundenes Gerät mit ausreichender Kühlleistung, zum Beispiel 30 bis 60 Liter gekühltes Wasser pro Stunde. Bei mehreren Etagen ist ein Gerät pro Etage meist sinnvoller als ein großes. → Geräte ansehen

Braucht ein leitungsgebundener Wasserspender einen Umbau?

In der Regel nicht. Das Gerät wird an eine vorhandene Trinkwasserleitung angeschlossen und braucht eine Steckdose in der Nähe. Liegt am Wunschort keine Leitung, legt sie vorher ein Installateur, große Standgeräte brauchen zusätzlich einen Abwasseranschluss. Ob dein Aufstellort passt, prüfen wir bei der Beratung.

Kann ich den Wasserspender als Betriebsausgabe absetzen?

Ja. Bei Kauf wird das Gerät abgeschrieben, Miete, Wartung, Filter, Strom und CO₂ sind laufende Betriebsausgaben. Getränke zum Verzehr im Betrieb sind für dein Team kein Arbeitslohn.

Was sollte ich vor dem Gespräch mit einem Anbieter vorbereiten?

Mitarbeiterzahl pro Etage, Spitzenzeiten, ein Foto vom Wunschplatz und vom Unterschrank der Spüle, gewünschte Wasserarten und die Frage Kauf oder Miete. Im Mietbüro zusätzlich: wer dem Anschluss zustimmen muss.