Wasserspender für Kanzlei und Steuerbüro: worauf es ankommt
In einer Kanzlei sitzen Mandanten oft eine Stunde und länger im Besprechungsraum, das Team arbeitet den ganzen Tag am Bildschirm. Wasser gehört da einfach dazu. Hier steht, wie ein Wasserspender in Kanzlei und Steuerbüro in den Ablauf von Empfang und Besprechung passt, welche Geräte sich eignen, was gilt und wie sich die Kosten für ein typisches Büro rechnen.
Warum Trinkwasser in der Kanzlei ein Thema ist
Kanzleien und Steuerbüros sind klassische Büros. Trotzdem gibt es ein paar Besonderheiten, die den Wasserspender wichtiger machen als in manchem anderen Büro:
- Mandantengespräche: Beratungen, Jahresabschlussgespräche oder Vertragsverhandlungen dauern. Ein Glas Wasser gehört zur Grundausstattung jedes Besprechungsraums, und Karaffen sind schnell aufgefüllt, wenn der Spender in der Teeküche steht.
- Lange Bildschirmtage: Gerade vor Abgabefristen wird viel und konzentriert gearbeitet. Wer Wasser in Reichweite hat, trinkt eher, als wenn erst eine Kiste aus dem Keller geholt werden muss.
- Kein Flaschenlager: Kanzleiflächen sind teuer. Kisten mit Leergut in Flur oder Archiv sehen in einer Kanzlei nicht gut aus und blockieren Platz, der für Akten gebraucht wird.
- Weniger Organisation: Niemand im Sekretariat muss Getränke bestellen, Lieferungen annehmen und Pfand zurückgeben.
Der Weg vom Empfang in den Besprechungsraum
In den meisten Kanzleien läuft die Bewirtung über Empfang oder Sekretariat. Wie gut das klappt, hängt weniger am Gerät als an einer kleinen Routine:
- Karaffen vor dem Termin: Wer die Termine im Kalender hat, füllt die Karaffe kurz vorher am Spender. Gekühltes Wasser steht dann auf dem Tisch, bevor der Mandant Platz nimmt, ohne dass jemand eine Flasche aus dem Kühlschrank holt.
- Gläser statt Flaschen: Glaskaraffe und Gläser wirken im Besprechungsraum ruhiger als Kleinflaschen mit Etikett. Sie gehören nach dem Termin in die Spülmaschine, nicht nur kurz unter den Hahn.
- Still und sprudelnd: Viele Mandanten fragen nach Wasser mit Kohlensäure. Zwei Karaffen, eine still und eine sprudelnd, decken beides ab.
- Wartebereich: Steht der Spender in Sichtweite des Wartebereichs, bedienen sich Mandanten selbst. Das entlastet den Empfang, wenn Telefon und Tür gleichzeitig gehen.
Was der Arbeitgeber rechtlich stellen muss
Eine pauschale Pflicht, im Büro einen Wasserspender aufzustellen, gibt es nicht. Konkret wird es im Sommer: Die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A3.5 „Raumtemperatur" sieht vor, dass bei Lufttemperaturen von mehr als 26 °C geeignete Getränke bereitgestellt werden sollen, bei mehr als 30 °C müssen sie bereitgestellt werden. Als Beispiel nennt die ASR ausdrücklich Trinkwasser im Sinne der Trinkwasserverordnung.
Für Kanzleien im Dachgeschoss oder mit großen Fensterflächen ist das kein theoretischer Fall. Ein leitungsgebundener Wasserspender deckt diese Anforderung dauerhaft ab, ohne dass im Juli jemand Kisten nachkaufen muss. Mehr dazu im Beitrag Wasserspender-Pflicht für Arbeitgeber.
Welches Gerät passt zur Kanzlei?
Die Wahl hängt vor allem von Teamgröße, Platz und davon ab, ob Mandanten das Gerät sehen.
- Tischgerät in der Teeküche: In den meisten Kanzleien steht der Spender auf der Arbeitsplatte, weil dort Kaltwasser und Steckdose schon liegen. Das Blu Glass braucht wenig Stellfläche und sieht auch in einem offenen Besprechungsbereich ordentlich aus. Für kleine Teams ist der Cube eine kompakte Option.
- Lautstärke: Steht das Gerät nahe an Büros oder Besprechungsräumen, achte auf ein leises Kühlaggregat. Ein brummender Kompressor stört in einem vertraulichen Gespräch. Der Blu Pura 30 ist laut Datenblatt sehr leise. Wenn möglich, steht das Gerät hinter einer Tür, nicht an der Wand zum Besprechungsraum.
- Kühlleistung: In der Kanzlei gibt es zwei Spitzen: morgens, wenn alle ihre Flaschen füllen, und vor Terminblöcken, wenn mehrere Karaffen gleichzeitig gebraucht werden. Ein Beispiel: 12 Leute füllen morgens je 0,75 Liter, das sind 9 Liter in rund 20 Minuten. Ein Gerät mit 30 Litern Kühlleistung pro Stunde liefert rechnerisch 10 Liter in dieser Zeit nach. Für eine Kanzlei dieser Größe ist das als Orientierung ausreichend.
- Heißwasser: Für Tee ist heißes Wasser praktisch, bieten aber nicht alle Modelle. Kläre das vorab in der Beratung, wenn es dir wichtig ist. Oft bleibt der Wasserkocher in der Teeküche einfach stehen.
- Berührungslos: In einer Kanzlei kein Muss. Wer viele Mandanten im Wartebereich hat, die sich selbst bedienen, kann über ein Gerät wie das Touch Free nachdenken.
Hygiene und Wartung
Ein leitungsgebundener Wasserspender hängt direkt an der Trinkwasserleitung. Das Wasser wird nicht in Ballons gelagert, sondern bei jeder Entnahme frisch durch das Gerät geführt. In der Kanzlei sind es vor allem drei Punkte, die im Alltag zählen:
- Wartung mit Protokoll: Filterwechsel, Reinigung und Desinfektion laufen über den Wartungsvertrag. Lege die Protokolle dorthin, wo auch andere Nachweise für die Büroausstattung liegen. Wer Prüfungen dokumentiert, will das bei sich selbst meist auch.
- Teeküche im Reinigungsplan: Abtropfschale und Auslass gehören zur täglichen Runde in der Teeküche. Ein Name im Plan verhindert, dass sich am Ende niemand zuständig fühlt.
- Nach Feiertagen: Zwischen den Jahren steht manche Kanzlei eine Woche still. Am ersten Arbeitstag zuerst etwas Wasser ablaufen lassen, dann die Karaffen füllen.
Rechtlicher Rahmen ist die Trinkwasserverordnung. Was bei der Pflege konkret zu tun ist, steht im Beitrag zur Hygiene am Wasserspender. Bei Aqua Sonata kommen die Termine für Filterwechsel und Wartung von uns, du musst dich nicht darum kümmern.
Was kostet ein Wasserspender für die Kanzlei?
Die Marktspannen für leitungsgebundene Geräte: Miete 60–150 € pro Monat, Filter und Wartung meist inklusive. Kauf 1.200–2.500 € für ein Tischgerät, wie es in den meisten Kanzleien steht, 2.000–4.500 € für ein Standgerät. Nach dem Kauf laufen etwa 300–550 € pro Jahr weiter. Dazu kommen einmalig die Kosten für den Anschluss, falls in der Teeküche noch kein passender Wasseranschluss liegt.
Ein Rechenbeispiel für eine Kanzlei mit 12 Mitarbeitern und rund acht Mandantenterminen am Tag:
- Team: 12 Personen × 1 Liter = 12 Liter pro Tag
- Mandanten: 8 Termine × 2 Personen × 0,3 Liter = knapp 5 Liter pro Tag
- Pro Jahr: rund 17 Liter × 220 Arbeitstage = etwa 3.700 Liter
- Als Flaschenwasser: bei ca. 0,35 € pro Liter rund 1.300 € pro Jahr, reiner Einkauf ohne Lieferung, Pfand und Kühlschrank
Ehrlich gesagt liegen Flaschen und Wasserspender bei dieser Größe finanziell nicht weit auseinander. Den Ausschlag geben meist andere Punkte: kein Lager im Archiv, keine Bestellungen im Sekretariat und ein aufgeräumter Besprechungsraum. Wer Mandanten heute kleine Glasflaschen hinstellt, zahlt pro Liter deutlich mehr als 0,35 €. Dann verschiebt sich die Rechnung zugunsten des Spenders. Eine ausführliche Aufstellung findest du unter Was kostet ein Wasserspender?. Mit unserem Rechner kannst du die Kosten mit deinen aktuellen Ausgaben für Flaschenwasser vergleichen.
Kauf oder Miete?
Ob Kauf oder Miete besser passt, hängt weniger an der Branche als an deiner Planung:
- Miete eignet sich, wenn du keine Investition binden willst, die Kanzlei wächst oder ein Umzug ansteht. Wartung und Filter laufen meist über die Monatsrate.
- Kauf eignet sich, wenn du langfristig am Standort bleibst und die laufenden Kosten selbst steuern willst.
Wie beides bilanziell wirkt, kann dein Steuerbüro selbst am besten beurteilen. Die Abwägung im Detail steht im Beitrag Wasserspender kaufen oder mieten.
Checkliste: Wasserspender für Kanzlei und Steuerbüro
- ☐ Aufstellort mit Wasseranschluss und Steckdose (meist Teeküche)
- ☐ Gerätegröße passend zu Teamgröße und Mandantenaufkommen
- ☐ Leises Gerät, nicht an der Wand zum Besprechungsraum
- ☐ Still und sprudelnd, Heißwasser bei Bedarf vorab klären
- ☐ Karaffen und Gläser für die Besprechungsräume, Spülmaschine danach
- ☐ Festlegen, wer Karaffen vor Terminen füllt
- ☐ Filterwechsel und Wartung vertraglich geregelt, Protokolle abgelegt
- ☐ Abtropfschale und Zapfstelle im Reinigungsplan der Teeküche
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Kanzlei ihren Mitarbeitern Wasser zur Verfügung stellen?
Eine generelle Pflicht für Büros gibt es nicht. Nach der ASR A3.5 sollen bei Raumtemperaturen über 26 °C geeignete Getränke bereitgestellt werden, über 30 °C ist das verpflichtend. Trinkwasser reicht dafür aus.
Welcher Wasserspender eignet sich für ein kleines Steuerbüro?
Für kleine Teams reicht meist ein kompaktes Tischgerät in der Teeküche, etwa mit stillem und sprudelndem Wasser. Wichtig sind ein Wasseranschluss in der Nähe und ein leises Gerät.
Darf ich Mandanten Wasser aus dem Wasserspender anbieten?
Ja. Das Wasser kommt aus der Trinkwasserleitung und wird im Gerät gefiltert und gekühlt. Voraussetzung ist, dass Filterwechsel und Wartung regelmäßig erledigt werden.
Was kostet ein Wasserspender im Büro pro Monat?
Mietgeräte liegen im Markt bei etwa 60–150 € pro Monat, meist inklusive Filter und Wartung. Beim Kauf kommen nach der Anschaffung etwa 300–550 € pro Jahr an laufenden Kosten dazu.