Kostenlose Vorlagen rund um den Wasserspender
Hygieneplan, Wartungsprotokoll und eine Checkliste für Arbeitgeber, fertig zum Ausdrucken. Kostenlos, ohne Anmeldung, als PDF. Gemacht aus dem, was wir in über 2.300 Wartungen in Büros, Praxen, Kitas und Betrieben immer wieder sehen.
Die drei Vorlagen im Überblick
Hygieneplan für Trinkwasserspender
Legt fest, wer was wann am Gerät macht: tägliche Reinigung von Auslauf und Tropfschale, Spülen nach Stillstand, wöchentliche Pflege, Wartung mit Filterwechsel und Desinfektion. Dazu ein Ablauf für Auffälligkeiten, ein Aushang mit Regeln für alle, die zapfen, und eine Monats-Abhakliste. 3 Seiten A4.
Wartungsprotokoll für ein Jahr
Eine Tabelle mit 25 Zeilen pro Gerät und Jahr: Datum, Gerät und Standort, durchgeführte Arbeiten, Filterwechsel ja/nein, Desinfektion ja/nein, Auffälligkeiten, Name und Unterschrift. Mit Kürzeln, damit die Einträge kurz bleiben. 2 Seiten A4 quer.
Checkliste Trinkwasser am Arbeitsplatz
Für Arbeitgeber: was nach ASR A3.5 ab 26 und 30 °C gilt, was auf Baustellen immer gilt, was vor dem Sommer zu erledigen ist und worauf es beim Wasserspender ankommt. Mit Messprotokoll für die Raumtemperatur. 2 Seiten A4.
Welche Vorlage brauchst du?
| Deine Situation | Sinnvoll | Warum |
|---|---|---|
| Kita, Hort, Schule | Hygieneplan + Wartungsprotokoll | Diese Einrichtungen müssen ohnehin Hygienepläne führen. Der Spender bekommt dort einen eigenen Abschnitt, das Protokoll ist der Nachweis. |
| Pflegeheim, Tagespflege | Hygieneplan + Wartungsprotokoll | Auch hier sind Hygienepläne Pflicht. Wartung läuft im Betrieb, Wohnbereich für Wohnbereich, deshalb lohnt die Spalte „Gerät / Standort“. |
| Arzt- oder Zahnarztpraxis | Hygieneplan + Wartungsprotokoll | Ob ein Hygieneplan Pflicht ist, regelt das Bundesland. Viele Praxen führen ihn ohnehin und ergänzen den Spender. |
| Büro, Kanzlei, Agentur | Wartungsprotokoll, im Sommer die Checkliste | Kein Hygieneplan vorgeschrieben, aber als Betreiber solltest du belegen können, dass gewartet wird. |
| Gastronomie, Kantine | Hygieneplan + Wartungsprotokoll | Der Spender läuft am besten im bestehenden Reinigungsplan mit, das Protokoll liegt bei den übrigen Hygienenachweisen. |
| Lager, Produktion, Handwerk, Baustelle | Checkliste Trinkwasser am Arbeitsplatz | Hier wird Hitze zuerst zum Thema, und auf Baustellen gilt die Getränkepflicht unabhängig von der Temperatur. |
So nutzt du die Vorlagen
- Ausdrucken und pro Gerät ein eigenes Exemplar anlegen. Bei mehreren gleichen Geräten reicht ein Hygieneplan, aber ein Protokoll pro Gerät.
- Kopf ausfüllen: Gerät, Seriennummer, Standort, Wartungsdienstleister mit Telefonnummer. Diese Angaben fehlen im Ernstfall am häufigsten.
- Mit der Herstelleranleitung abgleichen: Intervalle, Reinigungsmittel und Spülmengen stehen dort verbindlich. Die Vorlage gibt übliche Werte vor, keine gerätespezifischen.
- Namen eintragen, nicht Funktionen: „Frau K., Vertretung Herr M.“ wird umgesetzt. „Das Team“ nicht.
- Ablegen, wo man es findet: Hygieneplan und Aushang in die Nähe des Geräts, Protokoll und Laborbefunde in den Hygiene- oder Haustechnik-Ordner.
- Einmal im Jahr prüfen: Stimmen Zuständigkeiten und Telefonnummern noch? Ist ein Gerät dazugekommen?
Was die Vorlagen nicht ersetzen
- die Anleitung des Herstellers, sie geht bei Intervallen und Mitteln immer vor,
- den Hygieneplan deiner Einrichtung, in den der Spender als Abschnitt gehört,
- die Gefährdungsbeurteilung, in der du Hitze und Getränkeversorgung festhältst,
- eine Rechtsberatung im Einzelfall.
Die rechtlichen Hinweise in den Vorlagen sind bewusst kurz und vorsichtig formuliert. Ausführlicher steht der Rahmen in unseren Beiträgen zur Trinkwasserverordnung und zur Pflicht des Arbeitgebers.
Wenn wir eure Geräte warten, bekommst du nach jedem Termin ein Protokoll. Das Wartungsprotokoll aus dieser Sammlung ist dann die Übersicht, in der du die Termine, eigene Beobachtungen und Störungen zusammenführst.
Hinweis: Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe ohne Gewähr und keine Rechtsberatung. Bitte an den eigenen Betrieb, die Anleitung des Geräteherstellers und, wo vorhanden, den Hygieneplan deiner Einrichtung anpassen.
Häufig gestellte Fragen
Kosten die Vorlagen etwas, muss ich mich anmelden?
Nein. Alle drei Vorlagen sind kostenlos und ohne Anmeldung oder E-Mail-Adresse als PDF herunterzuladen.
Darf ich die Vorlagen verändern und im Betrieb weitergeben?
Ja, dafür sind sie gemacht. Passe Intervalle, Zuständigkeiten und Mittel an euer Gerät und euren Betrieb an und gib die Vorlagen intern weiter.
Gibt es die Vorlagen auch als Word- oder Excel-Datei?
Derzeit nur als PDF zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen. Für die Ablage im Ordner und für Unterschriften ist das meist ohnehin der praktischere Weg.