Wasserspender Pflicht? Was Arbeitgeber 2026 wissen müssen

Was passiert, wenn bei Hitze keine Getränke bereitstehen?

Die Arbeitsschutzbehörde kann im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen zu treffen sind (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Wer eine vollziehbare Anordnung nicht befolgt, handelt ordnungswidrig, der Rahmen reicht bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG). Ein automatisches Bußgeld für fehlende Getränke gibt es also nicht. Wichtiger ist der Alltag: Ohne Getränke vor Ort holt sich an heißen Tagen jeder selbst etwas. Wer vorsorgt, muss im Sommer nicht improvisieren.

In der Praxis heißt das: Raumtemperatur an heißen Tagen im Blick behalten, vor allem in Dachgeschossen und Räumen mit großen Fensterflächen, und Getränke nicht erst bereitstellen, wenn 30 °C gemessen sind. Ein Gerät mit gekühltem Wasser in der Teeküche erfüllt die Anforderung dauerhaft, ohne dass jemand im Juli Kisten bestellen muss.

Wasserspender vs. Flaschenwasser vs. Leitungswasser: der Vergleich

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Was dein Steuerberater dir dazu sagen wird

Kosten für einen Wasserspender im Betrieb sind in der Regel als Betriebsausgabe absetzbar, egal welches Modell:

• Mietraten für Wasserspender
• Kaufpreis (über die Nutzungsdauer abgeschrieben)
• Wartungs- und Servicekosten

Getränke, die du im Betrieb kostenlos bereitstellst, gelten lohnsteuerlich in der Regel als Aufmerksamkeit und nicht als Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 LStR). Wie das in deinem Fall aussieht, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Welcher Wasserspender passt?

Hängt von drei Dingen ab: wie viele Leute, wo soll das Ding stehen, und was willst du ausgeben. Gibt es am Aufstellort einen freien Kaltwasseranschluss, ist ein Wasserspender mit Festwasseranschluss die übliche Wahl.

• Bis etwa 30 Personen: Ein kompakter Tischspender reicht. Passt auf jede Arbeitsfläche oder Theke.
• 30 bis 60 Personen: Ein zweites Tischgerät, am besten in einer zweiten Teeküche oder auf der nächsten Etage; in Kantine oder Produktion ein Standgerät mit höherer Kühlleistung. Das Standgerät steht frei und braucht neben Wasseranschluss und Steckdose einen Abwasseranschluss.
• Ab etwa 60 Personen: Mehrere Geräte auf verschiedenen Etagen. Wir planen den Aufbau mit dir, sprich uns an.

Alle Geräte sind leitungsgebunden: Sie werden direkt an die Wasserleitung angeschlossen. Kein Flaschentauschen, kein Nachbestellen, keine Logistik. Alle Geräte im Überblick

Wasserspender mit Leitungswasser im Büro: so sieht die Umsetzung aus

Wer seinen Mitarbeitern Trinkwasser zur Verfügung stellen will, ohne Flaschen zu bestellen, nutzt das Leitungswasser, das ohnehin im Gebäude ist. Ein leitungsgebundener Wasserspender kühlt und filtert es und gibt es still oder mit Kohlensäure aus. So läuft das bei uns ab:

• Anschluss: Das Gerät kommt an einen freien Kaltwasseranschluss, zum Beispiel in der Teeküche. Leitungen verlegen wir nicht.
• Sicherheit: Eine Rückflusssicherung nach DIN EN 1717 schützt die Trinkwasserinstallation im Haus.
• Einbau: meist 30 bis 60 Minuten, durch unser eigenes Team, ohne Subunternehmer.
• Filter: reduziert Chlor, Gerüche und Schwebstoffe.
• Wartung: halbjährlich ist üblich, mit Protokoll für deine Unterlagen.
• Kohlensäure: Das CO₂ für sprudelndes Wasser kommt separat. Heißwasser bieten unsere Geräte nicht.

Welche Bauform zu welcher Bürogröße passt und worauf es beim Standort ankommt, steht im Ratgeber Wasserspender fürs Büro. Wir empfehlen den Kauf mit Wartungsvertrag. Wer nichts anschaffen will, mietet zur festen Monatsrate (häufig Leasing genannt), siehe Wasserspender mieten. Was beide Wege über die Jahre kosten, rechnet der Beitrag Wasserspender Kosten durch, und welche Hygienepflichten du als Betreiber hast, erklärt der Artikel zur Trinkwasserverordnung für Wasserspender.

Aqua Sonata sitzt in Leverkusen und baut seit 2019 ausschließlich Blupura-Geräte ein, mit über 10.000 Wartungen in NRW. Für Unternehmen in Köln gibt es eine eigene Seite: Wasserspender in Köln.

Checkliste: Trinkwasser am Arbeitsplatz rechtssicher umsetzen

• ☐ Trinkwasser (Leitungswasser) ist für alle frei zugänglich (keine allgemeine Pflicht, aber die Basis für heiße Tage)
• ☐ An Tagen mit mehr als 26 °C Außentemperatur: bei über 26 °C im Raum stehen Getränke bereit, über 30 °C ist das Pflicht (ASR A3.5, Punkt 4.4 Abs. 5)
• ☐ Wo Getränke bereitgestellt werden müssen, sind sie für die Beschäftigten kostenlos (Kosten des Arbeitsschutzes trägt der Arbeitgeber, § 3 Abs. 3 ArbSchG)
• ☐ Wasserqualität entspricht der TrinkwV
• ☐ Bei Wasserspendern: regelmäßige Wartung nach Herstellerangabe dokumentiert
• ☐ Filterwechsel und Hygienemaßnahmen werden durchgeführt
• ☐ Bei Hitze: zusätzliche Maßnahmen (mehr Wasser, Erinnerungen)

Was bei Hitze im Büro sonst noch gilt, von Sonnenschutz bis Gleitzeit: Hitze am Arbeitsplatz: Regeln und Maßnahmen und Hitzefrei im Büro: ab wie viel Grad?.

Zum Abhaken für Arbeitgeber: Checkliste Trinkwasser am Arbeitsplatz.

Für Arbeitgeber: Du willst die Getränkefrage für dein Team dauerhaft lösen, ohne Kisten und ohne jeden Sommer neu zu planen? Wir schauen uns Standort und Anschluss an und sagen dir, welches Gerät passt.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Wasserspender für Mitarbeiter im Büro Pflicht?

Nein. Weder ein Wasserspender noch Getränke sind im Büro generell vorgeschrieben. An Tagen mit mehr als 26 °C Außentemperatur soll der Arbeitgeber bei mehr als 26 °C im Raum geeignete Getränke bereitstellen, bei mehr als 30 °C muss er es (ASR A3.5, Punkt 4.4 Abs. 5). Leitungswasser in Trinkwasserqualität reicht dafür.

Muss der Arbeitgeber Trinkwasser zur Verfügung stellen?

Im normalen Büro gibt es keine allgemeine Pflicht. Ist es draußen wärmer als 26 °C, gilt: Über 26 °C Lufttemperatur im Raum sollen, über 30 °C müssen Arbeitgeber geeignete Getränke bereitstellen, Trinkwasser genügt (ASR A3.5, Punkt 4.4 Abs. 5). Auf Baustellen müssen Beschäftigte in der Nähe der Arbeitsplätze über Trinkwasser oder ein anderes alkoholfreies Getränk verfügen können (ArbStättV, Anhang 5.2).

Muss der Arbeitgeber kostenlos Getränke zur Verfügung stellen?

Nur dort, wo Getränke vorgeschrieben sind, also bei Hitze nach ASR A3.5 und auf Baustellen. Dann darf der Arbeitgeber die Kosten nicht den Beschäftigten auferlegen (§ 3 Abs. 3 ArbSchG). Darüber hinaus sind kostenlose Getränke eine freiwillige Leistung.

Reicht Leitungswasser als Trinkwasser für Mitarbeiter?

Ja. Leitungswasser hat in Deutschland Trinkwasserqualität und erfüllt die Anforderung der ASR A3.5. Mineralwasser, Sprudel oder ein Wasserspender sind nicht vorgeschrieben, machen das Trinken im Alltag aber bequemer.

Gilt die Pflicht für Getränke bei Hitze auch in Behörden?

Das Arbeitsschutzgesetz gilt in allen Tätigkeitsbereichen und zählt Beamtinnen und Beamte zu den Beschäftigten. Für Beamte der Länder und Gemeinden regelt das Landesrecht, ob und inwieweit die Verordnungen nach dem Arbeitsschutzgesetz gelten (§ 20 Abs. 1 ArbSchG). Mehr zu Wasserspendern in Behörden

Was passiert, wenn bei Hitze keine Getränke bereitstehen?

Die Arbeitsschutzbehörde kann anordnen, dass der Arbeitgeber nachbessert. Wer eine solche Anordnung nicht befolgt, riskiert ein Bußgeld.

Was kostet ein Wasserspender für ein Büro mit 30 Mitarbeitern?

Bei Miete liegt die Marktspanne bei 60 bis 150 € pro Monat, inklusive Wartung und Filterwechsel. Zum Vergleich: Flaschenwasser für 30 Personen kostet bei 1 Liter pro Kopf, 21 Arbeitstagen und 0,30 € pro Liter rund 190 € pro Monat, ohne den Aufwand für Bestellung und Logistik. Rechne deine Zahl aus

Wie bekomme ich einen Wasserspender mit Leitungswasser ins Büro?

Ein leitungsgebundener Wasserspender wird an einen freien Kaltwasseranschluss angeschlossen, mit Rückflusssicherung nach DIN EN 1717. Der Einbau dauert meist 30 bis 60 Minuten. Leitungen verlegen wir nicht: Fehlt am Wunschplatz ein Anschluss, legt ihn vorher ein Installateur. Mehr zum Wasserspender im Büro

Muss der Arbeitgeber auch Sprudel bereitstellen?

Nein. Wo Getränke vorgeschrieben sind, reicht Trinkwasser. Kohlensäure ist ein Komfortmerkmal, das viele Teams schätzen. Die meisten unserer Geräte bieten still, gekühlt und sprudelnd.

Wie oft muss ein Wasserspender gewartet werden?

Das hängt von Gerät und Nutzung ab, maßgeblich sind die Herstellerangaben. In der Praxis ist eine Wartung alle sechs Monate üblich. Bei Aqua Sonata ist die Wartung in der Mietrate enthalten, beim Kauf buchst du sie dazu. Die Termine planen wir. Mehr zur Wartung

Was gilt bei Arbeit im Freien?

Die ASR A3.5 gilt dort nicht unmittelbar. Der Arbeitgeber muss Hitze über die Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz berücksichtigen, Getränke gehören dabei zu den naheliegenden Maßnahmen. Für Baustellen schreibt die Arbeitsstättenverordnung Trinkwasser oder ein anderes alkoholfreies Getränk ausdrücklich vor.

Kann ich die Kosten steuerlich absetzen?

In der Regel ja. Miet- und Kaufkosten sind als Betriebsausgabe absetzbar: Mietraten laufend, der Kaufpreis über die Nutzungsdauer (AfA). Kostenlos bereitgestelltes Trinkwasser gilt lohnsteuerlich in der Regel als Aufmerksamkeit und nicht als Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 LStR). Den Einzelfall klärst du mit deiner Steuerberatung.

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