Wartungsprotokoll für Wasserspender: Vorlage für ein Jahr
Mit diesem Wartungsprotokoll hältst du für jeden Wasserspender ein Jahr lang fest, wann gewartet, Filter gewechselt und desinfiziert wurde und was aufgefallen ist. Kostenlos als PDF, ohne Anmeldung, dazu eine Erklärung jeder Spalte und ein Beispieljahr.
Wofür das Wartungsprotokoll da ist
Wer einen fest angeschlossenen Wasserspender betreibt, ist für den ordnungsgemäßen Betrieb verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister die Arbeit macht. Das Protokoll ist der Beleg dafür. Es zeigt auf einen Blick, wann gewartet wurde, wann der Filter getauscht wurde, ob desinfiziert wurde und was zwischendurch aufgefallen ist. Das Gesundheitsamt kann bei einer Begehung Nachweise sehen wollen, und intern ist es die schnellste Antwort auf die Frage „Wann war eigentlich der Techniker zuletzt da?“.
Die Vorlage ist ein Blatt pro Gerät und Jahr im Querformat mit 25 Zeilen. Das reicht für zwei planmäßige Wartungen, Spülungen nach Stillstand, Laborproben und die eine oder andere Störung.
Wer es braucht
- Jeder Betrieb mit Kaufgerät: Du organisierst die Wartung selbst oder per Wartungsvertrag. Das Protokoll bündelt die Berichte.
- Betriebe mit Mietgerät: Der Anbieter dokumentiert seine Termine. Eigene Beobachtungen, Spülungen und Störungen stehen dort aber nicht. Die gehören in dein Protokoll.
- Einrichtungen mit mehreren Geräten: Pflegeheime mit einem Gerät pro Wohnbereich, Schulen mit Geräten pro Etage. Die Spalte „Gerät / Standort“ verhindert, dass Einträge durcheinandergehen.
Was in welche Spalte gehört
| Spalte | Was du einträgst | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Tag der Arbeit, nicht des Eintrags | 14.01. |
| Gerät / Standort | Kurzname oder Inventarnummer, Raum | WS-2, Teeküche 1. OG |
| Durchgeführte Arbeiten | Kürzel aus der Legende, bei Bedarf ein Stichwort | W, F, D |
| Filterwechsel | ja oder nein ankreuzen | ja |
| Desinfektion | ja oder nein ankreuzen | ja |
| Auffälligkeiten / Maßnahmen | was auffiel und was getan wurde | Dichtung Auslauf getauscht |
| Name, Firma / Unterschrift | wer die Arbeit gemacht hat | Techniker, Firma |
Die Kürzel stehen unten auf Seite 1: W Wartung, F Filterwechsel, D Desinfektion, R Reparatur, S Spülen nach Stillstand, L Laborprobe, C CO₂-Flasche getauscht, A außer Betrieb, B wieder freigegeben.
Schritt für Schritt
- Kopf ausfüllen: Betrieb, Gerät, Seriennummer, Jahr, Standort, Inbetriebnahme, Dienstleister mit Telefon und das Wartungsintervall laut Hersteller.
- Ablageort festlegen: Protokoll und die Wartungsberichte des Dienstleisters in einen Ordner, Laborbefunde dahinter.
- Nach jedem Termin eintragen: am selben Tag, solange der Bericht auf dem Tisch liegt. Der Techniker kann die Zeile direkt unterschreiben.
- Eigene Einträge nicht vergessen: Spülen nach Betriebsferien, getauschte CO₂-Flasche, Störung mit Uhrzeit.
- Zum Jahresende abschließen: Blatt durchsehen, ob beide Wartungen drin sind, neues Blatt anlegen.
Ein Beispieljahr
So kann ein Jahr für ein Gerät in der Teeküche aussehen (fiktives Beispiel):
| Datum | Arbeiten | Bemerkung |
|---|---|---|
| 14.01. | W, F, D | planmäßige Wartung, Protokoll des Dienstleisters abgeheftet |
| 02.04. | C | CO₂-Flasche gewechselt |
| 08.07. | W, F, D, L | Wartung, Laborprobe am Auslauf, Befund unauffällig |
| 11.08. | S | nach zwei Wochen Betriebsferien gespült |
| 21.10. | A | Wasser unter dem Gerät, außer Betrieb, Service informiert |
| 22.10. | R, B | Schlauchverbindung erneuert, wieder freigegeben |
Typische Fehler
- Nur Wartungen, keine Störungen: Gerade die Störung mit Datum und Maßnahme ist bei einer Rückfrage wichtig.
- Ein Protokoll für alle Geräte ohne Standortangabe: Später weiß niemand, welcher Filter wo getauscht wurde.
- Berichte lose im Postfach: Der Wartungsbericht kommt per Mail und wird nie ausgedruckt. Ablegen oder im Protokoll auf die Datei verweisen.
- Laborbefund nicht abgelegt: Die Probe wurde genommen, der Befund liegt beim Labor. Anfordern und dahinter heften.
Was bei einer Wartung im Einzelnen passiert, erklärt der Beitrag Wasserspender-Wartung. Den Rahmen dafür beschreibt Trinkwasserverordnung und Wasserspender. Wer zusätzlich die tägliche Pflege festhalten will, nimmt den Hygieneplan mit Abhakliste dazu.
Hinweis: Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe ohne Gewähr und keine Rechtsberatung. Bitte an den eigenen Betrieb, die Anleitung des Geräteherstellers und, wo vorhanden, den Hygieneplan deiner Einrichtung anpassen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Wartungsprotokoll für den Wasserspender führen?
Ein bestimmtes Formular schreibt kein Gesetz vor. Als Betreiber musst du den Spender aber ordnungsgemäß betreiben und solltest das belegen können. Ein Protokoll mit den Berichten des Dienstleisters ist der einfachste Nachweis.
Wie lange bewahre ich Wartungsprotokolle auf?
Eine feste Frist für Wasserspender gibt es nicht. Mehrere Jahre sind üblich. Leg die Dauer in deinem Hygieneplan fest, Einrichtungen mit eigenem Hygieneplan richten sich nach dessen Vorgaben.
Reicht der Bericht des Wartungsdienstleisters nicht?
Für die Wartung selbst ja. Eigene Spülungen, Störungen und Außerbetriebnahmen stehen aber nur in deinem Protokoll. Erst beides zusammen ergibt ein vollständiges Bild.