Wasserspender kaufen oder mieten: was lohnt sich?

Kaufen oder mieten in Zahlen: 3 Rechenbeispiele

Gerechnet ist mit leitungsgebundenen Geräten mit Kühlung und Kohlensäure: in Beispiel 1 ein Tischgerät am oberen Ende der Marktspanne, in Beispiel 2 und 3 Standgeräte. Weitere Annahmen: 220 Arbeitstage, 1 Liter pro Kopf und Tag, Flaschenwasser für rund 0,35 € pro Liter. Alle Euro-Werte sind angenommene Beispielwerte aus den Marktspannen, kein Angebot:

Beispiel 1: Büro mit 15 Mitarbeitern

Nach drei Jahren liegt die Miete vorn, nach fünf Jahren der Kauf. Der Schnittpunkt liegt hier bei knapp vier Jahren. Flaschenwasser liegt bei 15 Personen nach drei Jahren etwa gleichauf mit dem Kauf und über der Miete.

Beispiel 2: Betrieb mit 40 Mitarbeitern und gemeinsamer Pause

Gegenüber dem reinen Flaschen-Einkauf liegt der Wasserspender in diesem Beispiel nach drei Jahren rund 5.000 bis 5.600 € günstiger, je nachdem, ob du kaufst oder mietest. Zwischen Kauf und Miete entscheidet die Nutzungsdauer: ab etwa dem vierten Jahr ist der Kauf günstiger.

Beispiel 3: Betrieb mit 80 Mitarbeitern auf zwei Etagen

Ergebnis: Bei 0,35 € pro Liter ist ein gekaufter Wasserspender ab etwa 9 bis 13 Personen günstiger als Flaschenwasser, ein gemieteter ab etwa 17. Die genauen Schwellen je nach Flaschenpreis stehen im Artikel Wasserspender Kosten 2026. Zwischen Kauf und Miete entscheidet vor allem, wie lange du das Gerät nutzt. Berechne dein Szenario

Break-even selbst rechnen: Jahre bis zum Break-even = Kaufpreis ÷ (Miete pro Jahr − laufende Kosten nach dem Kauf pro Jahr). Beispiel: 2.500 € ÷ (960 € − 300 €) = rund 3,8 Jahre. Die 300 € enthalten hier auch den Strom, der bei der Miete ebenfalls anfällt. Das ist vorsichtig zugunsten der Miete gerechnet; ziehst du nur die Wartung ab wie im Kaufratgeber, liegt der Punkt etwas früher. Nutzt du das Gerät länger, ist der Kauf günstiger.

Die Entscheidungsregel in vier Fragen

1. Nutzt ihr das Gerät voraussichtlich vier Jahre oder länger am selben Standort? Wenn ja: Kauf mit Wartungsvertrag, das rechnet sich meist.
2. Ist Liquidität gerade knapp oder steht eine Anschaffung über ein paar Tausend Euro intern nicht zur Debatte? Wenn ja: Miete.
3. Zieht ihr absehbar um, wächst oder schrumpft das Team stark? Wenn ja: Miete, weil du dich nicht dauerhaft an ein Gerät bindest und am Laufzeitende neu entscheiden kannst.
4. Sollen die Kosten als laufende Ausgabe statt als Anschaffung im Anlagevermögen laufen? Wenn ja: Miete. Ist eine Abschreibung über die Nutzungsdauer kein Problem: Kauf. Im Zweifel fragst du deinen Steuerberater.

Gibt es auf keine Frage ein klares Ja, lass dir beide Wege nebeneinander rechnen, mit Break-even. Das machen wir im Erstgespräch.

Typische Fehler bei der Entscheidung

• Nur die Monatsrate vergleichen: Eine niedrige Rate mit Wartung gegen Aufpreis kann teurer sein als eine höhere Rate, in der alles steckt.
• Den Kauf ohne Wartung rechnen: Ohne regelmäßigen Filterwechsel und Desinfektion wird aus dem gesparten Geld schnell ein Hygienethema.
• Kühlleistung unterschätzen: Ein Gerät mit zu wenig Kühlleistung für 40 Leute führt zu lauwarmem Wasser in der Mittagspause.
• Laufzeit und Kündigung überlesen: Mindestlaufzeit, automatische Verlängerung und Frist gehören vor die Unterschrift.

Die versteckten Kosten von Flaschenwasser

Der Preis auf der Kiste ist nur ein Teil. Was sonst noch kostet:

• Bestellaufwand: Irgendwer muss den Bestand checken, nachbestellen, die Lieferung annehmen. Jede Woche. Diese Arbeitszeit erfasst niemand.
• Lagerplatz: 20 Kisten stehen gestapelt auf rund 1 m², dazu kommt das Leergut.
• Tragen: Kisten aus dem Keller holen, Leergut runterbringen, Kühlschrank auffüllen.
• Pfand: 20 Kisten × 3,30 € Pfand = 66 €, die gebunden sind.
• Transport und Verpackung: Jede Kiste wird angeliefert und als Leergut wieder abgeholt. Beim leitungsgebundenen Spender entfallen Getränkelieferungen und Leergut; es bleiben Filter, CO₂-Flaschen und die Wartungstermine.

Kaufen oder mieten: unsere Empfehlung

Du nutzt das Gerät mehrere Jahre: Kauf mit Wartungsvertrag. Du zahlst einmal, das Gerät gehört dir, Filter und Desinfektion übernehmen wir per Wartungsvertrag. In unseren Rechenbeispielen ist das nach rund vier Jahren günstiger als die Miete.

Du willst keine Anschaffung oder bleibst lieber flexibel: Miete. Gerät und Service stecken in einer Rate, und am Laufzeitende entscheidest du neu.

Mehrere Standorte oder Etagen: Lass dir beide Wege für alle Geräte zusammen rechnen. Bei mehreren Geräten wird der Unterschied zwischen Kauf und Miete größer, in beide Richtungen.

Wir legen dir Kauf und Miete im Angebot nebeneinander, mit Break-even. Was der Service umfasst und kostet, steht unter Service und Konditionen.

So läuft es bei Aqua Sonata: Wir empfehlen den Kauf mit Wartungsvertrag. Willst du nichts anschaffen, mietest du zur festen Monatsrate. Wir arbeiten mit Blupura-Geräten und schließen sie an einen freien Kaltwasseranschluss an, mit Rückflusssicherung nach DIN EN 1717; der Einbau dauert meist 30 bis 60 Minuten. Wartung und Filterwechsel übernimmt unser eigenes Team, seit 2019 über 10.000 Wartungen.

Schritt für Schritt zum passenden Gerät: Wasserspender kaufen: der Ratgeber. Regional: mieten in Köln, Düsseldorf, Leverkusen oder kaufen in Köln, Düsseldorf, Leverkusen.

Du tendierst zur Miete? Hier steht, was in der Rate steckt: Wasserspender mieten. Für den Haushalt: Wasserspender für Zuhause mieten.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein Wasserspender pro Monat?

Bei Miete: 60 bis 150 € pro Monat, je nach Gerät und Ausstattung, Wartung und Filterwechsel sind in der Regel inklusive. Beim Kauf: nach der Anschaffung rund 25 bis 45 € pro Monat für Wartung, Strom und CO₂. Konditionen im Detail

Ab wann lohnt sich ein Wasserspender gegenüber Flaschenwasser?

Bei 0,35 € pro Liter Flaschenwasser ist ein gekaufter Wasserspender ab etwa 9 bis 13 Personen günstiger, ein gemieteter ab etwa 17. Je größer das Team, desto größer der Abstand: Im Rechenbeispiel mit 40 Personen liegt der Wasserspender nach drei Jahren rund 5.000 € unter dem reinen Flaschen-Einkauf (Marktwerte, kein Angebot). Alle Schwellen im Kosten-Artikel

Kann ich den Wasserspender nach der Mietzeit übernehmen?

Bei Miete bleibt das Gerät in der Regel beim Anbieter. Am Laufzeitende kannst du den Vertrag verlängern, ein neueres Modell wählen oder das Gerät zurückgeben. Willst du das Gerät ohnehin dauerhaft behalten, ist der Kauf von Anfang an meist günstiger.

Kann ich einen Wasserspender leasen?

Über eine Leasinggesellschaft ist das grundsätzlich möglich und funktioniert ähnlich wie eine Miete: feste Rate, feste Laufzeit, das Gerät gehört dir nicht. Meist ist mit Leasing aber genau so eine Miete gemeint, und die bieten wir an. Einen Leasingvertrag über eine Leasinggesellschaft bieten wir nicht an. In der Miete sind Installation, Wartung und Filter enthalten, CO₂ wird gesondert berechnet. Wie Leasingverträge aufgebaut sind, steht unter Wasserspender leasen.

Was passiert, wenn das Gerät kaputtgeht?

Bei Miete kümmert sich der Anbieter im Rahmen des Vertrags um Reparatur oder Ersatz. Beim Kauf trägst du die Reparaturkosten, soweit sie nicht von Gewährleistung oder Wartungsvertrag abgedeckt sind. Frag in jedem Fall, ob bei längerem Ausfall ein Ersatzgerät gestellt werden kann.

Ist ein Wasserspender steuerlich absetzbar?

Ja. Mietraten sind laufende Betriebsausgaben. Beim Kauf wird der Kaufpreis über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA). Die genaue Bewertung für deinen Betrieb klärst du mit deinem Steuerberater.

Muss ich mich beim Kauf selbst um die Wartung kümmern?

Nein. Du kannst zum Kauf einen Wartungsvertrag abschließen. Dann kommen Filterwechsel und Desinfektion in festen Intervallen, ohne dass du daran denken musst. Den CO₂-Tausch stimmen wir mit dir ab.

Lohnt sich ein Wasserspender für ein kleines Büro mit 5 Mitarbeitern?

Rein finanziell meist nicht, wenn ihr heute günstiges Flaschenwasser kauft. Kauft ihr Markenwasser in Glasflaschen, ist ein gekaufter Wasserspender schon ab etwa 4 Personen günstiger, ein gemieteter ab etwa 6. Bei kleinen Teams spricht finanziell eher der Kauf eines Tischgeräts als die Miete; dazu kommen Komfort, keine Kisten und kein Leergut.

Wie lange dauert der Einbau eines Wasserspenders?

Meist 30 bis 60 Minuten. Das Gerät wird an einen freien Kaltwasseranschluss angeschlossen, mit Rückflusssicherung nach DIN EN 1717. Leitungen verlegen wir nicht: Ist am Aufstellort kein Eckventil frei, braucht es vorher einen Installateur. Mehr dazu: Wasserspender-Installation.

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