Wasserspender im Coworking Space: was Betreiber planen sollten
Im Coworking Space ist Wasser Teil des Angebots, für das Mitglieder zahlen. Anders als im Firmenbüro nutzen viele Menschen aus vielen Firmen dasselbe Gerät, zu Zeiten, die niemand vorhersagt. Wie du einen Wasserspender im Coworking Space dimensionierst, wer wofür verantwortlich ist und wie sich die Kosten pro Arbeitsplatz rechnen.
Du bist Gastgeber, nicht Arbeitgeber
Ein wichtiger Unterschied zum normalen Büro: Die Mitglieder sind nicht deine Angestellten. Die Regeln für Getränke bei Hitze aus der ASR A3.5 (ab 26 °C „soll“, ab 30 °C „muss“ der Arbeitgeber geeignete Getränke bereitstellen) betreffen jeweils den Arbeitgeber. Für dein eigenes Community-Team bist du das, für die Mitarbeitenden eines Start-ups im Team-Büro ist es das Start-up. Was genau gilt, erklärt der Beitrag Wasserspender-Pflicht für Arbeitgeber.
In der Praxis ist diese Unterscheidung trotzdem selten entscheidend. Freies Wasser steht in fast jedem Tarif, vom Flex-Desk bis zum privaten Büro. Fehlt es oder läuft es lauwarm, landet das in der Bewertung des Spaces, nicht beim Arbeitgeber des Mitglieds. Für dich ist der Wasserspender deshalb ein Teil der Leistung, die du verkaufst, wie WLAN und Kaffee.
Nutzungsmuster: nicht gleichmäßig, aber vorhersehbar
Coworking-Spaces haben andere Spitzen als Büros mit fester Belegschaft:
- Morgens 9 bis 10 Uhr: Mitglieder kommen an und füllen ihre Flasche für den Vormittag. Das ist meist die größte Spitze des Tages.
- Nach Calls und Meetings: Wer aus dem Besprechungsraum kommt, holt Wasser für alle. Eine Karaffe mit 1 Liter auf einmal ist normal.
- Events am Abend: Meetups, Workshops, Pitch-Abende. 40 Gäste, die in 15 Minuten Wasser wollen, belasten ein kleines Gerät stärker als ein ganzer Arbeitstag.
- Wochenende: Bei 24/7-Zugang nutzen wenige Menschen das Gerät, manchmal steht es auch zwei Tage still.
Rechenbeispiel für einen Space mit 60 Arbeitsplätzen und durchschnittlich 70 Prozent Auslastung: 42 Menschen, davon füllen 30 morgens eine 0,75-Liter-Flasche. Das sind gut 22 Liter innerhalb einer Stunde. Ein Tischgerät wie der Blu Pura 30 mit 30 Litern Kühlleistung pro Stunde schafft das. Bei Events mit 40 Gästen kommen schnell 10 bis 15 Liter in einer Viertelstunde dazu. Wer regelmäßig Abendveranstaltungen hat, plant ein zweites Gerät im Eventbereich oder ein Standgerät.
Ein zentrales Gerät oder eines pro Etage?
Die Faustregel: Wege unter 30 Metern werden gegangen, längere nicht. Wer im dritten Stock sitzt und zum Wasser ins Erdgeschoss muss, bringt sich irgendwann wieder Flaschen mit. Das ist schlecht für die Wahrnehmung des Spaces und für den Müll.
- Eine Etage, offene Fläche: ein Gerät in der Community-Küche reicht meist.
- Mehrere Etagen: ein Gerät pro Etage, jeweils dort, wo es ohnehin eine Teeküche mit Wasseranschluss gibt.
- Eventfläche getrennt: eigenes Gerät, sonst steht beim Meetup die Schlange in der Küche zwischen arbeitenden Mitgliedern.
Die Geräte müssen nicht gleich sein. In der Hauptküche lohnt ein Gerät mit Sprudel, auf ruhigeren Etagen genügt ein kompaktes Gerät wie der Cube. In der Lounge oder am Empfang, wo Gäste den ersten Eindruck bekommen, passt der Blu Glass oder der matte Blu Pura Black.
Anschluss in Mietflächen
Die meisten Coworking-Betreiber sind selbst Mieter. Bevor ein Gerät irgendwo hinkommt, klärst du zwei Dinge mit dem Vermieter:
- Darf am gewünschten Ort angeschlossen werden, und wer ist für die Leitung zuständig?
- Gibt es in der Teeküche ein freies Absperrventil, oder muss eine Leitung neu gelegt werden?
Für den Anschluss braucht unser Techniker ein vorhandenes Absperrventil, die Rückflusssicherung nach DIN EN 1717 setzt er dabei. Eine neue Leitung legen wir nicht. Fehlt sie, beauftragst du vorher einen Installateur, idealerweise in Abstimmung mit dem Vermieter. Plane bei einem Umbau gleich auf jeder Etage einen Anschluss ein, auch wenn du zunächst nur ein Gerät aufstellst. Den Ablauf erklärt der Beitrag Wasserspender-Installation.
Hygiene, wenn alle zuständig sind
Das klassische Coworking-Problem: Jeder nutzt die Küche, niemand fühlt sich verantwortlich. Für den Wasserspender heißt das:
- Die tägliche Reinigung von Abtropfschale und Auslass gehört in die Checkliste des Community-Teams oder der Reinigungsfirma, nicht in die Hände der Mitglieder.
- Nach dem Wochenende oder Feiertagen lässt die erste Person im Team einige Sekunden Wasser ablaufen, bevor die Mitglieder kommen.
- Ein kurzes Schild: Flaschenhals nicht an den Auslass, Gläser in die Spülmaschine.
- Wartung und Filterwechsel im festen Intervall durch den Anbieter, mit Protokoll.
Wartung und Filterwechsel übernehmen wir. Was ein Wartungstermin umfasst, steht im Beitrag Wasserspender-Wartung.
Kosten pro Arbeitsplatz rechnen
Für die Kalkulation deiner Tarife ist die Zahl pro Arbeitsplatz hilfreicher als der Gerätepreis. Am Markt liegen Tischgeräte im Kauf bei 1.200–2.500 €, Standgeräte bei 2.000–4.500 €, laufend kommen jedes Jahr ungefähr 300–550 € für Wartung, Filter und Kohlensäure hinzu. Mietet man, sind 60–150 € pro Monat üblich, inklusive Installation, Wartung und Filter, nur CO₂ läuft extra.
Beispiel Kauf: Ein Tischgerät für 2.000 € auf fünf Jahre verteilt sind 400 € im Jahr, dazu 450 € laufende Kosten. Zusammen 850 € im Jahr. Bei 60 Arbeitsplätzen sind das knapp 1,20 € pro Platz und Monat. Mit zwei Geräten bleibt es unter 2,50 €. Verglichen mit Flaschenwasser für Mitglieder ist das ein kleiner Posten. Die Gegenrechnung zeigt der Beitrag Wasserspender vs. Flaschenwasser.
Coworking-Betreiber erbringen in der Regel umsatzsteuerpflichtige Leistungen und können die Vorsteuer abziehen. Vergleiche Angebote daher netto. Wir empfehlen meist den Kauf, weil Spaces ihre Flächen über viele Jahre betreiben. Wer seine Fläche nur für kurze Zeit gemietet hat, fährt mit einer Miete flexibler.
Checkliste: Wasserspender im Coworking Space
- ☐ Morgenspitze und Events getrennt gerechnet
- ☐ Ein Gerät pro Etage, wenn Wege länger als etwa 30 Meter sind
- ☐ Eigenes Gerät für die Eventfläche bei regelmäßigen Abendveranstaltungen
- ☐ Anschluss mit dem Vermieter abgestimmt, Absperrventil vorhanden
- ☐ Reinigung beim Community-Team oder der Reinigungsfirma, nicht bei den Mitgliedern
- ☐ Routine nach Wochenende und Feiertagen festgelegt
- ☐ Kosten pro Arbeitsplatz in die Tarifkalkulation übernommen
Häufig gestellte Fragen
Muss ein Coworking Space seinen Mitgliedern Wasser stellen?
Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Die Regeln zu Getränken bei Hitze nach ASR A3.5 richten sich an den jeweiligen Arbeitgeber. Wasser gehört aber in fast jedem Coworking-Tarif zum Standard.
Wie viele Wasserspender braucht ein Coworking Space?
Bei einer Etage mit bis zu etwa 60 Arbeitsplätzen meist eines. Bei mehreren Etagen oder regelmäßigen Events lohnt ein Gerät pro Etage beziehungsweise im Eventbereich.
Darf ich als Mieter einen Festwasser-Spender anschließen lassen?
Kläre das vorher mit dem Vermieter. Angeschlossen wird an ein Absperrventil, das schon da ist. Muss eine neue Leitung gelegt werden, macht das vorher ein Installateur.
Was kostet ein Wasserspender pro Coworking-Platz?
Bei einem gekauften Tischgerät und 60 Plätzen liegen die Kosten grob bei knapp 1,20 € pro Platz und Monat, inklusive Wartung, Filter und CO₂.