Wasserspender für Kita-Träger: mehrere Einrichtungen richtig ausstatten
Wer als Träger fünf, zehn oder zwanzig Kitas betreibt, entscheidet über Wasserspender nicht einzeln, sondern einmal für alle. Dann geht es um Standardisierung, Rahmenvertrag, Beschaffungsregeln und klare Zuständigkeiten zwischen Kita-Leitung und Träger. Dieser Leitfaden richtet sich an Fachbereiche, Einkauf und Geschäftsführung von Kita-Trägern. Was in der einzelnen Gruppe beim Trinken zu beachten ist, steht im Beitrag Wasserspender für Schule und Kita.
Warum die Entscheidung beim Träger liegen sollte
In vielen Trägern entsteht der Wunsch nach Wasserspendern von unten: Eine Kita-Leitung fragt an, der Förderverein bietet Geld an, ein Elternbeirat hat ein Angebot eingeholt. Wird jede Anfrage einzeln entschieden, stehen nach drei Jahren fünf verschiedene Geräte mit fünf Wartungsverträgen und fünf Ansprechpartnern im Bestand. Das kostet Verwaltungszeit und macht Vertretung zwischen Einrichtungen schwierig.
Sinnvoller ist eine Grundsatzentscheidung: welche Einrichtungen ein Gerät bekommen, welches Modell Standard ist, wer zahlt und wer betreut. Danach kann jede Kita-Leitung auf Basis dieser Vorgabe bestellen, ohne dass der Fachbereich jedes Mal neu prüft.
Bestand aufnehmen: eine Tabelle für alle Einrichtungen
Bevor du Angebote einholst, lohnt eine einfache Übersicht. Pro Einrichtung reichen sechs Spalten:
- Anzahl Kinder und Anzahl Gruppen
- Wie wird heute Wasser angeboten (Leitungswasser in Kannen, Kisten, Gallonengerät)?
- Gibt es in Küche oder Gruppenraum ein freies Absperrventil?
- Liegt das Gebäude in Eigentum oder Miete?
- Wer ist vor Ort für Hygiene und Reinigung zuständig?
- Stehen Umbauten oder Sanierungen an?
Diese Tabelle beantwortet die meisten Fragen, die ein Anbieter stellt, und zeigt schnell, wo vorher ein Installateur gebraucht wird. Wir nutzen ein vorhandenes Absperrventil, setzen eine Rückflusssicherung nach DIN EN 1717 und legen selbst keine Leitungen. Gerade bei Einrichtungen in angemieteten Gebäuden ist es hilfreich, das früh mit dem Vermieter zu klären.
Standardisieren: ein Modell, wenige Varianten
Für die meisten Kitas genügt eine Grundausstattung. Die Erfahrung aus Einbauten zeigt zwei Varianten, die fast alle Fälle abdecken:
- Standard für Krippe und kleine Einrichtungen: ein kompaktes Tischgerät in der Küche, aus dem das Personal Kannen und Becher füllt. Der Cube oder der Blu Pura 30 reicht dafür.
- Variante für große Einrichtungen mit Selbstbedienung: ein Gerät mit sensorgesteuerter Ausgabe im Flur oder Essbereich, damit ältere Kinder selbst zapfen können. Dafür eignet sich der Touch Free, unser einziges berührungsloses Gerät.
Der Vorteil gleicher Geräte: Das Personal kennt die Bedienung auch bei Vertretung in einer anderen Einrichtung, Reinigungsanweisungen gelten trägerweit, und der Fachbereich muss nur eine Gerätebeschreibung in den Hygieneplan-Vorlagen pflegen. Heißwasser ist in Kitas kein Thema, unsere Geräte haben keines.
Kauf oder Miete aus Sicht des Trägers
Bei Trägern entscheidet oft weniger der Gesamtpreis als die Frage, aus welchem Topf bezahlt wird. Ein Kauf ist eine Investition, danach laufen nur noch Wartung, Filter und CO₂ als Sachkosten. Eine Miete ist ein fester Monatsbetrag, in dem Installation, Wartung und Filter enthalten sind. CO₂ wird auch dann gesondert berechnet.
Die Marktspannen: im Kauf 1.200–2.500 € pro Tischgerät, danach rund 300–550 € im Jahr für Wartung, Filter und CO₂. Zur Miete 60–150 € pro Monat und Gerät. Für zehn Einrichtungen mit je einem Tischgerät heißt das grob:
- Kauf: einmalig 12.000–25.000 €, danach 3.000–5.500 € im Jahr
- Miete: 7.200–18.000 € im Jahr
Über fünf Jahre ist der Kauf in der Regel günstiger, deshalb empfehlen wir ihn meist. Die Miete kann passen, wenn Investitionsmittel fehlen oder Einrichtungen in absehbarer Zeit umziehen. Die Abwägung im Detail steht im Beitrag Kaufen oder mieten.
Beschaffung: welche Regeln gelten für deinen Träger?
Ob und wie ein Träger ausschreiben muss, hängt von Rechtsform, Finanzierung und Förderung ab. Ohne Anspruch auf Rechtsberatung, die wichtigsten Weichen:
- Kommunale Träger: Sie sind öffentliche Auftraggeber und an das Vergabe- und Haushaltsrecht ihres Landes gebunden. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten nationale Wertgrenzen, die bestimmen, ob ein Direktauftrag reicht oder mehrere Angebote eingeholt werden müssen.
- Freie Träger: Sie sind meist keine öffentlichen Auftraggeber. Unter bestimmten Voraussetzungen, etwa bei überwiegender öffentlicher Finanzierung oder staatlichem Einfluss auf die Leitung, kann das anders sein. Das ist eine Einzelfallfrage.
- Geförderte Anschaffungen: Kommt Geld aus einer Zuwendung, enthält der Bescheid oft Nebenbestimmungen zur Vergabe. Nach den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Projektförderung des Bundes (ANBest-P) ist zum Beispiel bei einer Zuwendung von mehr als 100.000 € die Unterschwellenvergabeordnung anzuwenden, mit einigen Erleichterungen. Die Länder haben eigene Nebenbestimmungen, maßgeblich ist immer der konkrete Bescheid.
Zur Größenordnung: Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge nicht zentraler öffentlicher Auftraggeber liegt 2026 und 2027 bei 216.000 € netto. Ein Rahmenvertrag über Wasserspender für einen Träger erreicht diesen Wert selten. Bei Mietverträgen mit unbestimmter Laufzeit wird der Auftragswert allerdings mit dem 48-fachen Monatswert angesetzt. 20 Geräte zu 100 € im Monat sind so schon 96.000 €. Welche Wertgrenze für euch gilt, klärt eure Vergabestelle oder Rechtsabteilung.
Rahmenvertrag: was hineingehört
Ob ausgeschrieben oder direkt vergeben, ein Rahmenvertrag für mehrere Einrichtungen sollte diese Punkte regeln:
- Gerätemodell und Varianten, Preis pro Gerät für Kauf oder Miete
- Wartungsintervall und Leistungsumfang je Termin, Protokoll an Einrichtung und Träger
- Abruf weiterer Geräte zu gleichen Konditionen, auch für neue Einrichtungen
- Umzug eines Geräts zwischen Einrichtungen
- Ein fester Ansprechpartner beim Anbieter, eine zentrale Kontaktperson beim Träger
- Rechnungsstellung zentral oder pro Kostenstelle
Ein praktischer Vorteil bei mehreren Einrichtungen in einer Region: Wartungstermine lassen sich zu einer Tour bündeln. In Absprache lassen sich solche Touren in Randzeiten oder auf Schließtage legen. Was ein Termin umfasst, steht im Beitrag Wasserspender-Wartung.
Zuständigkeiten zwischen Träger und Einrichtung
Damit nach der Einführung niemand sucht, wer etwas tun muss, eine klare Aufteilung:
- Träger: Vertrag, Budget, Musterhygieneplan mit Abschnitt Wasserspender, Ablage der Wartungsprotokolle
- Kita-Leitung: tägliche Reinigung organisieren, Termine vor Ort ermöglichen, Störungen direkt beim Anbieter melden
- Anbieter: Einbau, Wartung, Filterwechsel, Protokoll, Reparatur
Ein Detail, das oft vergessen wird: Nach Schließzeiten in den Sommerferien muss vor Ort gespült werden. Diese Routine gehört in den Musterhygieneplan, damit sie in allen Einrichtungen gleich läuft.
Checkliste für Kita-Träger
- ☐ Bestand pro Einrichtung erfasst (Kinder, Anschluss, Gebäude, Zuständigkeit)
- ☐ Standardgerät und eine Variante festgelegt
- ☐ Finanzierung geklärt: Investition, Sachkosten, Fördermittel
- ☐ Vergaberegeln mit Vergabestelle oder Rechtsabteilung abgestimmt
- ☐ Rahmenvertrag mit Abrufoption und zentralem Ansprechpartner
- ☐ Musterhygieneplan um den Abschnitt Wasserspender ergänzt
- ☐ Wartungstour für alle Einrichtungen geplant
Häufig gestellte Fragen
Muss ein Kita-Träger Wasserspender ausschreiben?
Das hängt von Rechtsform, Finanzierung und Förderbescheid ab. Kommunale Träger sind an das Vergaberecht gebunden, freie Träger meist nicht, es sei denn, ein Zuwendungsbescheid schreibt Vergaberegeln vor. Im Zweifel klärt das die Vergabestelle.
Wie wird der Auftragswert bei gemieteten Wasserspendern berechnet?
Läuft ein Mietvertrag ohne festes Ende und ohne Gesamtpreis, setzt die Vergabeverordnung 48 Monatsraten als Auftragswert an. Für 20 Geräte zu 100 € im Monat sind das 96.000 €.
Lohnt sich ein einheitliches Gerät für alle Kitas?
Ja, meist. Bedienung, Reinigung und Hygieneplan sind dann überall gleich, und die Wartung lässt sich als Tour planen.
Wer ist für die Reinigung des Wasserspenders in der Kita verantwortlich?
Die tägliche Reinigung organisiert die Einrichtung. Wartung und Filterwechsel übernimmt der Anbieter, die Nachweise sammelt der Träger.